economed im Betrieb. Systemarchitektur.
zuletzt geändert am 19. September 2014
Der struktur-, leistungs- und prozessorientierte Aufbau des Systems ist hoch effizient, spart Zeit und stellt betriebliche Ressourcen frei. Gleich, welche Präventionsleistung erbracht wird. Die Organisation ist das oberste Gebot einer funktionierenden Dienstleistung.
Die economed-Systemarchitektur ist eine einfache Lösung zur Organisation zeitgemäßer Arbeits- und Gesundheitsschutzaspekte und Anforderungen aus weiteren betrieblichen Schutzfunktionen. Risikokennzahlen zur Transparenz von regulativen und normativen Anforderung geben dem Unternehmen die notwendige Information zur betrieblichen Regelung.
Pflichtkriterien aus der DGUV Vorschrift 2 die zum Zweck der Implementierung eines Gesamtkonzeptes zur Gefährdungsbeurteilung im Unternehmen, zur Schaffung einer Organisation im Arbeitsschutz sowie zur Erfüllung der Anforderung aus der Qualitätssicherung dienen, werden mit economed nach den Anforderungen der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie ( GDA) abgebildet.
Betriebsschutzbrief
Die Eigenverantwortung wird höher, die Anforderungen immer komplexer, das Risiko immer größer. Mit economed bleiben Sie ganz entspannt. Unser Betriebsschutzbrief garantiert Ihnen die Produkt- und Systemqualität des economed-Systems.
Der Betriebsschutzbrief ist das Vertragsdokument für die Zurverfügungstellung der für Ihren Betrieb maßgeschneiderten Organisation zur Umsetzung von Rechts- und Verwaltungsvorschriften in den Bereichen Gesundheit, Sicherheit, Umwelt, Arbeits- und Strahlenschutz. Außerdem sind versichert die Tätigkeiten, die sich aus den vereinbarten Leistungskennziffern aus dem Angebot ergeben. Das vom Unternehmer unterschriebene Angebot zum System ist Bestandteil des Betriebsschutzbriefes.
Gegenstand des Betriebsschutzbriefes ist das economed-System. Ein Datenbank zur Abbildung der
- Implementierung und kontinuierliche Weiterentwicklung eines Gesamtkonzeptes zur Organisation des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, der Prävention und der Gefährdungsbeurteilung.
- Überprüfung der Dienstleistungsqualität durch Wirkungskontrollen und Bewertung von Stand und Entwicklung der Geltungsbereiche.
- Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung und der damit verbundene Tätigkeitsnachweis und Umsetzungszustand der beauftragten Dienste.
Die Leistungen des Betriebsschutzbriefes sind verbunden mit
- der Auswahl-, Bestellung-, Überwachungs- und Organisationstätigkeiten sowie die Bereitstellung einer Aufbau- und Ablauforganisation entsprechend den Leistungsmerkmalen zum System.
- dem betriebliches Konzept und der Information über die Regelung zur Durchführung und Sensibilisierung der Leistungen gemäß den Leistungskennziffern (LKZ) zum Systemmanagement und zum Controlling.
- der Darstellung der relevanten Dienstleistungsprozesse und Verfahrensanweisungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz im Hinblick auf die Leistungsmerkmale zum Dokumentenmanagement und zur Risikoanalyse.
- der Umsetzung der Aufgaben einer Fachkraft für Arbeitssicherheit und eines Betriebsarztes, die sich aus § 6 bzw. § 5 Arbeitssicherheitsgesetz in Verbindung mit der Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 2 ergeben.
Systemportal
Es ist nicht nur die Komplexität von Rechts- und Verwaltungsvorschriften zu den Schutzfunktionen, die den Arbeitgeber vor eine besondere Herausforderung stellt. Es ist auch die Wandlung der Beratungs-, Betreuungs-, Prüf- , Bewertungs- und Sensibilisierungsaufgaben der Fachkräfte und Experten, die eine Informations-Plattform zur Dokumentation des jeweiligen Umsetzungszustandes der beauftragten Dienstleistungen, zur Tätigkeit des Dienstleisters und zur Inanspruchnahme der teuer erworbenen Einsatzzeiten zwingend rechtfertigt.
Mit dem economed-Systemportal sind Sie und Ihre verantwortlichen Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand. Sie profitieren von einem breiten Anwendungsspektrum und haben stets alles transparent und unter Kontrolle.
Systemprinzip des Portals
Über Systemportal erfolgt die Steuerung, Überwachung, Dokumentation und Qualitätssicherung. Die internetbasierte Datenbank ermöglicht eine sichere, effiziente und intuitive Arbeitsweise. Das Herzstück bildet ein Anwendungsserver, der über das Internet für alle Akteure erreichbar ist. Dieser beherbergt die Anwendungslogik, Zugangskontrolle, Kommunikation und Datenaustausch. Die Budget- und Unternehmenssteuerung übernehmen festgelegte betriebliche Kennzahlen. Durch die Erfassung und Pflege Ihrer Unternehmens-, Organisations- und Personalstammdaten bleiben Sie immer "Herr Ihrer Daten". Sie behalten den Überblick.
Das Systemportal ist keine klassische Anwendungssoftware, sondern eine aus Daten bestehende Systembeschreibung. Die Datenhaltung erfolgt über Datenbank, die unabhängig vom Anwendungsserver läuft. Diese kann auf einem anderen/entfernten Computersystem laufen. Konzepte wie Clustering und Replikation bieten hier die Möglichkeit, bei wachsenden Anforderungen freie Ressourcen bereitzustellen
Systemmanagement
Systemmanagement heißt: Festlegung von Form und Inhalt der Pflichtenübertragung und Aufgabenwahrnehmung.
Festlegung von Form und Inhalt der Pflichtenübertragung
Die Pflichtenübertragung bedarf der Schriftform; dieses ist den vorgesehenen Aufgaben des Verpflichteten so anzupassen, dass die Aufgabenverteilung konkret nachvollziehbar wird. Die Pflichtenübertragung erfolgt durch die Unterschrift des Vertrages durch die Vertragspartner. Durch die schriftliche Fixierung des Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereichs über Leistungskennziffern kann die Aufgabenübertragung und eine ordnungsgemäße Bestellung von beauftragten Personen nachgewiesen werden.
Die übertragenen Unternehmerpflichten werden genau nach Art und Umfang umschrieben das heißt, die beauftragten Personen, die erforderlichen Handlungs- und Entscheidungskompetenzen (insbesondere organisatorischer, personeller und finanzieller Art) sowie die notwendigen Weisungsbefugnisse werden eingeräumt, um selbständig im Interesse des Kunden handeln zu können. Die Schnittstellen zu benachbarten Verantwortungsbereichen sind festgelegt und die Zusammenarbeit mit anderen Verpflichteten geregelt.
Aufgabenwahrnehmung
Die Aufgabenwahrnehmung erfolgt über das economed-Portal. Zur Kontrolle der Aufgabenwahrnehmung wird dem Vertragspartner ein Login zur Verfügung gestellt. Das economed-System sorgt dafür, dass der Betriebsarzt und die Fachkraft für Arbeitssicherheit die Aufgaben nach dem Arbeitssicherheitsgesetz aus eigener Initiative wahrnehmen, den Auftraggeber und die betrieblichen Vorgesetzten in allen Fragen des Gesundheitsschutzes und der Unfallverhütung unterstützen, insbesondere beraten, die Betriebsverhältnisse überprüfen und beobachten, die Mitarbeiter untersuchen und belehren sowie mit dem Betriebsrat, den Sicherheitsbeauftragten und den Ersthelfern zusammenarbeiten.
Um dieser Sorgfaltspflicht gerecht zu werden erfolgt die Implementierung eines Gesamtkonzeptes in die betriebliche Organisation des Auftraggebers zur Lenkung und Kontrolle der Dienstleistungen über eine internetbasierte Datenbank. Diese ermöglicht eine sichere, effiziente und transparente Arbeitsweise des Dienstes.
Mittels eines Anwendungsservers sind über das Internet alle Akteure erreichbar. Dieser beherbergt die Anwendungslogik, Zugangskontrolle, Kommunikation und den Datenaustausch. Ferner nimmt das economed-System, in Übereinstimmung mit dem Unternehmer, die Pflicht (1) des Auftraggebers zur Erfassung, Aufteilung und Festlegung der Beratungsleistung des Betriebsarztes und der Fachkraft für Arbeitssicherheit, sowie die Archivierungspflicht zur Nachvollziehbarkeit der Beratungsleistungen, wahr.
Da es sich hierbei um Aufgaben zur Erfüllung von Arbeitgeberauflagen aus dem Arbeitsschutzgesetzes handelt, überträgt der Auftraggeber mit über das economed-System gem. § 13 „ Verantwortliche Personen“ des Arbeitsschutzgesetztes, mit Hinweis auf die „Pflichtenübertragung“ der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“, zugleich die Verantwortlichkeiten über die zur Zurverfügungstellung einer rechtssicheren und zertifizierungsfähigen Organisation zur Umsetzung der Aufgabenbereiche (2) zur Grundbetreuung nach DGUV V 2. Die Anwendung (4) der DGUV Vorschrift 2 erfolgt nach den Vorgaben der jeweils aktuellen Version der DGUV. Die Erfassung des betriebsspezifischen Teils (Leistungskatalog) der Betreuung erfolgt im Rahmen der Grundbetreuung.
- DGUV Vorschrift 2 Hintergrundinformationen. „Kapitel 3.2 Wer hat welche Aufgaben?“ (S.23). Herausgeber: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV)
- Anlage 3 Anhang 1: Verantwortlichkeits- und Zuständigkeitsmatrix – Spalte 1: „Leiter des Betriebes- Arbeitgeber“
- Anlage 4: Muster des Betriebsschutzbriefes.
- DGUV Vorschrift 2 Hintergrundinformationen. Serviceteil: „Anwendung der DGUV Vorschrift 2 im Betrieb“ (S.58-59). Herausgeber: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV)
Präventionsmanagement
Das Präventionsmanagement im economed-System dient zur Überprüfung der Vollständigkeit der Leistungserbringung im Hinblick auf das beauftragte Leistungsprofil sowie die Systematisierung des Beratungsbedarfs (Konfliktmoderation, Wissenstransfer, Risikobewertung).
Ein Tätigkeitsbericht über die beauftragten Dienstleistungen wird der obersten Leitung des Unternehmens anhand eines Präventionsmanagement-Berichtes (Management Review) bei Bedarf, jedoch min. einmal jährlich vorgelegt. Das Dokument dient als Leistungsnachweis für die Umsetzung von Arbeits- und Gesundheitsschutzaufgaben Ihres Unternehmens.
Bei Unfall-/ Krankheitsereignisse oder bei Begehungen durch Behörden, Unfallversicherungsträger und Qualitätsmanagement- Auditoren im Rahmen der Zertifizierung ist die Dokumentation zum Präventionsmanagement von Bedeutung.
Systemdienstleistungen
Die Bestellung, Kontrolle der Sachkunde und Zuordnung der Dienstleister im Systemportal erfolgt über uns.
Für sämtliche, im Systemportal erfassten Dienstleister wird die erbrachte und die noch zu erbringende Dienstleistung und die Einhaltung der Prüf- und Unterweisungszeiträume erfasst.
Anhand der Ampelfunktion lässt sich die Inanspruchnahme der Einsatzzeiten und die damit verbundene Zuverlässigkeit bei der Umsetzung der Tätigkeit nachvollziehen und erkennen, ob die Aufgabe erledigt ist, demnächst ansteht oder umgehend zu erledigen ist.
Aus der elektronischen Erfassung der Dokumentation zur Tätigkeit erfolgt die Information zum jeweiligen Umsetzungszustand der Leistung sowie die Abbildung der Qualität der Leistung. (Lieferantenbewertung)
Die Systemdienstleistungen zur arbeitsmedizinischen und sicherheitstechnischen Beratung und Betreuung sind exakt nach den Kriterien der DGUV Vorschrift 2 nachvollziehbar abgebildet und nach den Anforderungen des Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsgesetzes gestaltet.